Vincere la procrastinazione e imparare a gestire il tempo.

L’errore di pianificazione è alla base di tanti problemi nella gestione del tempo.

La percezione del tempo che hai a disposizione è sempre distorta da alcuni bias cognitivi.

La procrastinazione e la cattiva gestione del tempo

Alessia aveva deciso di iscriversi in palestra, nel frattempo voleva seguire anche un corso di teatro e migliorare il suo inglese. Apparentemente gli impegni di lavoro e il tempo libero si incastravano perfettamente sulla sua agenda digitale, ma dopo alcune settimane ha iniziato a saltare gli allenamenti e si trovata con sempre meno tempo a disposizione. Lo stress invece che diminuire è aumentata e la procrastinazione si è fatta sentire anche sul lavoro. Quello che sembrava un perfetto puzzle di appuntamenti sulla sua app nella vita reale non funzionava in nessun modo.



Come gestire il tempo in modo efficace

Grazie alla psicologia abbiamo a disposizione una solida base scientifica che dimostra come le persone tendano a sopravvalutare il tempo necessario per completare dei compiti brevi e a sottovalutare il tempo che serve per concludere i progetti complessi. Se non utilizzi degli strumenti di time management (come ad esempio la matrice di Eisenhower o il modello SMART) il rischio è quello di amplificare la procrastinazione e di non raggiungere mai gli obiettivi che ti sei prefissato. Un altro aspetto che viene sottovalutato è il tempo necessario per gli spostamenti, per mangiare, per lavarsi, per dormire e per fare la spesa. Se si presta attenzione a queste attività durante una pianificazione ci si rende conto che le ore a disposizione sono in realtà molto poche durante il giorno. Saper gestire il tempo oggi è una competenza fondamentale sia per gli studenti universitari che rischiano di rimandare l’ingresso nel mondo del lavoro per via della procrastinazione che per i professionisti. Saper gestire una riunione di lavoro, prendere decisioni in modo efficace e in breve tempo e saper gestire l’agenda sono tutti fattori che fanno la differenza in campo lavorativo e sono competenze necessarie. Infatti a parità di skill è preferibile una risorsa con delle buone competenze di time management ad una brava in ambito tecnico ma poco produttività, discontinua o scarsamente efficiente. Ora vediamo insieme qualche strategia per migliorare la tua gestione del tempo:

Analizza come gestisci il tuo tempo.

Inizia a valutare la tua settimana prendendo nota di come trascorri il tuo tempo. Dividi la tua giornata in tempo produttivo (ad esempio lavoro o studio) e in tempo discrezionale (ad esempio quello che utilizzi per incontrare gli amici o guardare una serie su Netflix). Inoltre monitora ogni attività quotidiana come fare una doccia, fare il bucato, mangiare e dormire. Puoi anche utilizzare un supporto digitale come Google Calendar in modo da prendere nota della tua settimana. In questo modo potrai avere un’immagine precisa di come spendi realmente il tuo tempo. Probabilmente non hai idea di quante ore vengono utilizzate nello scorrere immagini su Instagram, nel leggere dei commenti o semplicemente nello spostarsi da casa al luogo di lavoro. Solo dopo un’attenta analisi sarai in grado di programmare meglio il tuo tempo.

Mantieni fede alle tue decisioni

Su un’agenda digitale è semplice cambiare velocemente i tuoi impegni. Ma per gestire in modo efficace il tuo tempo devi essere molto preciso, costante ed evitare di fare dei continui spostamenti. Se hai stabilito di iniziare un’attività alle ore 9 del mattino non puoi fare uno strappo alla regola e cominciare una ventina di minuti più tardi. Se inizi a concederti troppa libertà d’azione stai dando a te stesso un pessimo messaggio. Stabilisci in anticipo anche i momenti della giornata che dedicherai al relax e cerca di definire la tua giornata in modo credibile. Meglio raggiungere pochi obiettivi in un giorno piuttosto che preparare una lunga lista di attività senza riuscire poi minimamente a concluderla.  

Agisci invece che pensare

La procrastinazione può avere diverse origini come l’abitudine, i comportamenti di evitamento derivati dall’ansia o la scarsa capacità nel gestire lo smartphone. Spesso gli atteggiamenti si modificano attraverso il passaggio all’azione piuttosto che nel rimanere a pensare. Quindi inizia a fare senza cercare di raggiungere la perfezione o una pianificazione perfetta. Probabilmente rimarrai sorpreso nel vedere come tante attività richiedano meno tempo di quanto potevi prevedere e come molti problemi si possano risolvere facilmente. Ricordati di premiare ogni tuo piccolo successo piuttosto che focalizzarti solo sui problemi.

Utilizza tutto il tempo che hai a disposizione

Magari tra un appuntamento e l’altro hai solo una decina di minuti e questo margine di tempo è così risicato da non permetterti di iniziare un lavoro impegnativo. Così spesso le persone preferiscono distrarsi sui social, leggere le news o guardare un video. Questo è un errore piuttosto comune che ha un impatto sulla gestione del tempo e sulla produttività. Anche questi frammenti di tempo possono essere utilizzati per iniziare qualche piccola attività o per fare qualche progresso sul lavoro.

La tecnologia ti può aiutare a evitare distrazioni

I social network, WhatsApp e in generale il web sono i migliori alleati di chi procrastina. Le stesse notifiche sono una delle distrazioni più efficaci in quanto catturano facilmente l’attenzione dell’utente e lo motivano a interrompere immediatamente l’attività che stava eseguendo per controllare lo smartphone. Per questa ragione è fondamentale silenziare le notifiche e utilizzare alcune app che ti consentono di gestire meglio il tuo tempo (ad esempio StayFocusd per Google Chrome o Focusbar per i sistemi dell'Apple)

L’iper-perfezionismo è la strada maestra per la procrastinazione

Se da un lato l’organizzazione è un fattore importante per raggiungere degli obiettivi la tendenza all’iper-perfezionismo rappresenta uno dei classici freni allo sviluppo di un progetto. Per aggirare questo ostacolo è importante definire una data precisa per completare un lavoro e una volta scaduto il tempo a disposizione accettare il risultato anche se potrà quest’ultimo apparire imperfetto.

Concediti delle pause

Le pause vanno programmate con attenzione e devono essere rispettate. Una vacanza può rappresentare un buon modo per ricompensare i tuoi sforzi sul lavoro o comunque concediti qualsiasi tipo di feedback positivo che possa incoraggiare il tuo impegno e sostenere la tua motivazione verso gli obiettivi che intendi raggiungere.

I dieci consigli fondamentali per gestire il tempo in modo efficiente

1. Definisci il tuo obiettivo secondo il modello SMART
2. Utilizza la matrice di Eisenhower per inquadrare le tue attività secondo i criteri di importanza/urgenza.
3. Gestisci la tua agenda (tradizionale o digitale) in modo realistico.
4. Mantieni fede ai tuoi impegni e cerca di essere credibile.
5. Presta attenzione al tempo necessario per svolgere le attività quotidiane come fare la spesa, mangiare e dormire. Le ore che hai a disposizione sono sempre meno di quanto tu possa credere.
6. I progetti impegnativi richiedono una grande motivazione quotidiana. Per questa ragione prova a immaginare le emozioni e le sensazioni che proverai quando raggiungerai il tuo obiettivo.
7. Rinforza positivamente ogni tuo risultato anche piccolo.
8. Cerca di mantenere un ritmo regolare del sonno.
9. Mantieni una ruotine equilibrata.
10. Se sei più attivo al mattino o alla sera distribuisci il carico di lavoro in funzione di queste tue caratteristiche.

Dott.Igor Graziato

Psicologo del Lavoro e delle organizzazioni

Specialista in Psicoterapia

Esperto di VRT (Virtual Reality Therapy)

Master in Cognitive Behavioural Hypnotherapy

Ipnosi Clinica Evidence Based

Membro dell'American Psychological Association

Past Vice President Ordine degli Psicologi del Piemonte

Riferimenti

• Ma, J. (Y.), Kerulis, A. M., Wang, Y., & Sachdev, A. R. (2020). Are workflow interruptions a hindrance stressor? The moderating effect of time-management skill. International Journal of Stress Management, 27(3), 252–261.
• McNeil, M. P. (2017). Time management: Finding balance to do it "all" In D. S. Anderson (Ed.), Further wellness issues for higher education: How to promote student health during and after college (pp. 85–100). Routledge/Taylor & Francis Group.
• Wilcox, K., Laran, J., Stephen, A. T., & Zubcsek, P. P. (2016). How being busy can increase motivation and reduce task completion time. Journal of Personality and Social Psychology, 110(3), 371–384