La gestione del tempo: la matrice di Eisenhower

Uno strumento “classico” per gestire in modo efficace il tempo è rappresentato dalla cosiddetta “Matrice di Eisenhower”. 

Cos'è la gestione del tempo e perché è importante?

Il time management è un processo di organizzazione e pianificazione di come dividere il proprio tempo tra attività specifiche. È importante perché ti aiuta a ottenere il massimo dalla tua giornata assegnando priorità alle attività e fissando obiettivi raggiungibili. Gestendo saggiamente il tuo tempo, puoi aumentare la produttività, ridurre lo stress e migliorare la qualità generale della vita. La gestione del tempo implica anche la gestione delle attività, che riguarda la creazione di sistemi per organizzare le attività e suddividerle in blocchi più piccoli.  Inoltre, ci sono molte strategie per risparmiare tempo che possono aiutarti a diventare più efficiente nella gestione delle tue attività quotidiane.

Le attività urgenti

Questa categoria rappresenta tutte le attività che richiedono un’ attenzione immediata. In generale possiamo definire come urgente una qualsiasi attività la cui scadenza è imminente. Nel quotidiano sempre di più si presentano elementi che catturano l’attenzione. Ad esempio il controllo costante e continuo dello smartphone, quando giunge una notifica, è il classico esempio che si può fare per riflettere un aspetto fondamentale: tutte le notifiche sono importanti? È molto improbabile che ogni messaggio sia realmente importante e proprio per questa ragione è necessario definire un livello di priorità attraverso un altro parametro ovvero “l’importanza”.

Le attività importanti

Un’attività viene valutata “importante” attraverso un’ attribuzione soggettiva e in funzione del contesto. Si tratta quindi di un criterio “soggettivo” che consente però di gestire in modo più efficace la complessità quotidiana. Non tutte le richieste che provengono dall'esterno saranno importanti allo stesso modo e molte di esse potranno essere rimandate o delegate. Incrociando questi due parametri (importanza e urgenza) si ottiene la cosiddetta “Matrice di Eisenhower” che prevede quattro quadranti principali.

Attività urgenti e importanti (quadrante rosso)

Sono problemi che richiedono la nostra attenzione immediata e che devono essere affrontati immediatamente e direttamente. Si tratta di questioni “operative” e concrete e che richiedono una grande reattività e capacità decisionale. Nel momento in cui si presentano non esistono molte opzioni ed è importante quindi focalizzare tutte le energie sulla risoluzione del problema. Una volta affrontata l’attività è importante dedicare del tempo per comprendere le cause reali che hanno determinato l’insorgere dell’imprevisto.

Attività urgenti ma non importanti (quadrante azzurro)

In genere si tratta di richieste che provengono dall’esterno ad esempio una telefonata, un collega che ci ferma improvvisamente per chiederci qualcosa o una notifica proveniente dallo smarphone. L’incapacità di adottare un atteggiamento “assertivo” può costringere una persona a trascorrere gran parte del proprio tempo all’interno di questo quadrante rispondendo esclusivamente alle richieste che provengono dall’esterno. E’ importante saper negoziare con la persona che ci pone la richiesta al fine di individuare uno spazio in agenda che non comporti le interruzioni di un’altra attività prioritaria (anche di medio-lungo respiro).

Attività importanti ma non urgenti (quadrante verde)

Si tratta di attività e compiti di carattere strategico che riguardano obiettivi nel medio e lungo termine. Ad esempio apprendere una lingua straniera, sviluppare una competenza, avviare un’attività professionale, specializzarsi. Sono tutte attività centrali per la nostra professione ma che richiedono un tempo di apprendimento e di realizzazione elevato e di conseguenza l’impegno andrà distribuito in un arco temporale di settimane, mesi o addirittura anni. Queste attività richiedono specifiche life skills, un’ottima capacità di gestire il tempo e di evitare la procrastinazione.

Attività non importanti e non urgenti (quadrante arancione)

In questo quadrante della matrice rientrano tutte quelle attività marginali, banali o comunque periferiche rispetto al nostro “core business”. In alcuni casi possono essere attività gradevoli o “anti-stress” come ad esempio sistemare il files sul computer, mettere in ordine la propria scrivania mentre in altre situazioni potrebbe trattarsi anche della tendenza da parte della persona a procrastinare e a rimandare i propri compiti.

Come gestire il tempo con la matrice di Eisenhower?

È necessario sviluppare una consapevolezza rispetto al tempo che si trascorre nei vari quadranti della matrice. Ad esempio se ci si accorge di trascorrere gran parte della propria giornata nel quadrante “rosso” (attività urgenti-importanti) e ciò che rimane in quello "arancione" (attività non importanti e non urgenti) significa che il proprio livello di stress è probabilmente molto elevato e quello che rimane viene utilizzato con un atteggiamento auto-consolatorio. Se invece ci si accorge di passare molto tempo nel quadrante "azzurro" (urgente ma non Importante) è probabile che la propria attenzione sia focalizzata su obiettivi di breve termine, che vengono costantemente interrotti per svolgere attività secondarie e che i risultati risultino di conseguenza poco soddisfacenti per tutti.

Dott.Igor Graziato

Psicologo del Lavoro e delle organizzazioni

Specialista in Psicoterapia

Esperto di VRT (Virtual Reality Therapy)

Master in Cognitive Behavioural Hypnotherapy

Ipnosi Clinica Evidence Based

Membro dell'American Psychological Association

Past Vice President Ordine degli Psicologi del Piemonte

Fonte:

Covey, S., 1989. The seven habits of highly effective people. New York: Simon and Schuster.