Problem solving: l'arte di chiedersi cinque volte perché

Tutti noi ci troviamo di fronte a situazioni difficili e complesse che richiedono una soluzione rapida ed efficace. Ma come possiamo affrontare questi problemi in modo intelligente? In questo articolo, parleremo del "problem solving" e della teoria dei cinque whys, un metodo utilizzato da Toyota per individuare le cause profonde di un problema e trovare la soluzione giusta. Scopriamo insieme come il famoso ingegnere Taiichi Ōno ha cambiato il mondo della produzione industriale grazie ai suoi metodi innovativi di risoluzione dei problemi.

Il modello dei cinque perché

Il modello dei cinque perché è un metodo semplice ma efficace per risolvere i problemi. Questa tecnica, sviluppata da Taiichi Ōno un ingegnere della Toyota, si concentra su una serie di domande che aiutano ad identificare le cause profonde del problema. Il processo inizia con la formulazione della domanda: "Perché il problema si è verificato?" e la risposta viene utilizzata come base per la successiva domanda. Il processo viene ripetuto fino a quando non vengono individuate le ragioni reali del problema. La teoria dei cinque perché aiuta ad evitare soluzioni superficiali al problema ed incoraggia l'identificazione delle cause sottostanti attraverso una serie di domande mirate. In questo modo, diventa possibile trovare una soluzione più efficace. L'utilizzo del modello dei cinque perché richiede pazienza e dedizione nella ricerca delle cause profonde del problema. Tuttavia, questo approccio può portare a dei risultati sorprendenti nel ridurre i costi operativi e migliorare l'efficienza aziendale.

Come utilizzare la teoria dei cinque perché per risolvere i problemi

Il modello dei cinque perché è uno strumento molto utile per risolvere i problemi, sia a livello personale che professionale. Questa tecnica si basa sull'idea di chiedersi il perché delle cose, fino ad arrivare alla causa profonda del problema. Per utilizzare la teoria dei cinque perché, bisogna innanzitutto individuare il problema da risolvere e formulare una domanda iniziale. Ad esempio: "Perché ho perso un cliente importante?" A questo punto, si deve continuare a chiedersi "perché" fino ad arrivare alla causa reale del problema. Ad esempio:

1. Perché ho perso un cliente importante? Perché non ha gradito il servizio offerto.
2. Perché non ha gradito il servizio offerto? Perché abbiamo sbagliato nel gestire la sua richiesta.
3. Perché abbiamo sbagliato nel gestire la sua richiesta? Perché non avevamo le informazioni complete sulle sue esigenze.
4. Perché non avevamo le informazioni complete sulle sue esigenze? Perché non ci eravamo preparati abbastanza prima dell'incontro con lui.
5. Perché non ci eravamo preparati abbastanza prima dell'incontro con lui? Perché abbiamo bisogno di organizzare meglio l’azienda, incrementare l’efficienza e migliorare i processi.

Una volta identificata la causa principale del problema, sarà più facile trovare delle soluzioni efficaci e implementarle attraverso delle azioni correttive mirate. Se invece ci si ferma, come spesso accade, solo al primo perché il rischio è quello di cercare semplicemente un colpevole e di evitare ogni forma di cambiamento organizzativo. Questo atteggiamento, molto diffuso, porterà a una lunga sequenza di errori nel tempo.

Un altro esempio pratico di come applicare il modello dei cinque perché

Supponiamo che in una fabbrica di produzione il macchinario si sia rotto. Il primo perché potrebbe essere: "Il motore non funziona". Questa è solo una descrizione superficiale del problema, quindi procediamo a chiederci il secondo perché: "Perché il motore non funziona?". La risposta potrebbe essere: "Non c'è abbastanza olio nel motore". Chiedendoci ancora una volta perché, arriviamo alla terza domanda: "Perché non c'è abbastanza olio nel motore?". In questo caso la risposta sarebbe: "L'ultimo dipendente incaricato di controllare l'olio ha dimenticato di farlo". Procedendo con le domande, possiamo arrivare alla causa profonda del problema e trovare soluzioni per evitare che accada nuovamente. Questa tecnica è stata utilizzata dalla Toyota grazie all'impegno di Taiichi Ōno nella creazione di un rivoluzionario sistema organizzativo. Oggi viene utilizzata da molte aziende come parte integrante della metodologia Six Sigma per identificare cause profonde e attuare azioni correttive mirate. Utilizzare la teoria dei cinque perché, anche se appare semplice, richiede pratica ed esperienza ma può aiutare ad imparare dagli errori passati ed evitare problemi futuri.

Problem solving: altri metodi

Oltre alla teoria dei cinque perché, esistono altri metodi di problem solving altrettanto efficaci. Una delle metodologie più famose è il Six Sigma, un approccio che si concentra sulla riduzione della variabilità e sull'eliminazione degli errori attraverso l'utilizzo di dati ed analisi statistiche. Un altro metodo molto utilizzato è il diagramma di Ishikawa (o diagramma causa-effetto). Vi sono diverse strategie creative per affrontare i problemi in modo innovativo come la "brainstorming", ovvero la generazione libera di idee senza giudicare o censurare; oppure il pensiero laterale che permette di vedere i problemi da punti di vista differenti rispetto al solito modo razionale. Non esiste un solo modo giusto o sbagliato per risolvere un problema: dipende dal tipo di situazione e dalle capacità dell'individuo o del team coinvolto. L'importante è imparare dagli errori passati e migliorarsi continuamente nell'affrontarne nuovi con creatività ed efficienza.

Dott.Igor Graziato

Psicologo del Lavoro e delle organizzazioni

Specialista in Psicoterapia

Esperto di VRT (Virtual Reality Therapy)

Master in Cognitive Behavioural Hypnotherapy

Ipnosi Clinica Evidence Based

Membro dell'American Psychological Association

Membro della Division 30 Society of Psychological Hypnosis

Past Vice President Ordine degli Psicologi del Piemonte