Come gestire una riunione di lavoro

La ricerca in ambito psicologico e manageriale (Evidence Based) ha evidenziato come le riunioni mal gestite siano un indicatore di diversi problemi latenti spesso ben più gravi che minano l’efficacia e l'efficienza organizzativa.

Le riunioni di lavoro e le call

Nella realtà quotidiana le riunioni (oggi soprattutto online), da fondamentale strumento di lavoro, si trasformano spesso in inutili perdite di tempo che influenzano negativamente il clima organizzativo e la motivazione dei collaboratori. Alcuni fattori disfunzionali sono ricorrenti e trasversali a tutte le organizzazioni come ad esempio la tendenza ad iniziare sempre in ritardo l’incontro, il prolungare la durata della riunione ben oltre le previsioni e le stesse necessità dei partecipanti, il non seguire un ordine del giorno preciso, il perdere di vista gli obiettivi e il focus della discussione e soprattutto il non giungere ad una decisione condivisa e concreta.

Le riunioni mal gestite

La ricerca in ambito psicologico e manageriale ha evidenziato come le riunioni mal gestite siano un indicatore di diversi problemi latenti spesso ben più gravi che minano l’efficacia e l'efficienza organizzativa. Proprio per questa ragione le riunioni richiedono una particolare attenzione da parte dei responsabili. Un incontro mal gestito e trasformato in uno sterile rituale aziendale rischia di produrre una serie di effetti negativi sia sul clima, incrementando il livello generale di insoddisfazione, sia sulla performance e i risultati di business. Inoltre le dinamiche relazionali gestite in modo superficiale durante una riunione possono rappresentare un ulteriore elemento che incrementa la conflittualità poi nel contesto lavorativo.

In che modo rendere una riunione più efficace e più piacevole?

È fondamentale che la riunione sia preparata con attenzione, gestita in modo efficace e soprattutto che sia definito un orario di inizio ed uno di fine preciso. È importante coordinare i turni di parola dei partecipanti, promuovere i contributi di tutti i presenti, lavorare sulle dinamiche relazionali e saper distinguere le situazioni di contrasto da quelle di conflitto. La riunione deve aiutare le persone ad arrivare ad una presa di decisione e tutti i partecipanti devono sentirsi valorizzati e motivati a incontrarsi nuovamente.

Nelle riunioni la puntualità è fondamentale

Uno degli errori più comuni commessi dai team leader è quello di arrivare in ritardo a una riunione o di tollerare il ritardo di alcuni collaboratori. Tale comportamento rischia di insidiare da subito il buon andamento di un incontro e di svalutare l’importanza del gruppo. Spesso i responsabili sono i primi a creare le condizioni negative per un incontro. Come sostiene Daniel Post Senning (Co-autore di The Etiquette Advantage in Business) i manager si focalizzano sull’imporre delle regole ai gruppi evitando però per primi di seguirle direttamente, dando così un pessimo messaggio ai collaboratori e inficiando la qualità delle relazioni. Un buon leader si distingue per la capacità di mostrare una coerenza tra quanto afferma e il suo comportamento organizzativo.

Pochi minuti fanno la differenza

La scarsa puntualità è uno dei classici fattori che non solo provoca irritazione nelle persone ma influenza negativamente la produttività di un’organizzazione. Secondo Rogelberg e Joseph Allen esiste un margine specifico da tenere in considerazione ovvero sotto i cinque minuti un ritardo viene tollerato dal gruppo mentre quando supera i dieci minuti l’efficienza e la produttività dell’incontro diminuiscono drasticamente. Per un team leader attendere per troppo tempo un membro in ritardo, prima di dare inizio all’incontro, rischia di premiare indirettamente la scarsa puntualità di un collaboratore e di svalutare la coerenza delle persone presenti.

Arrivare preparati all’incontro

Giungere in ritardo, trafelati, esausti e impreparati a una riunione è un classico esempio di come si possa trasformare un fondamentale strumento di lavoro in un’inutile perdita di tempo. Per questa ragione è importante leggere con attenzione l’ordine del giorno ed eventuali altri documenti per evitare che il team leader sia costretto a ripetere a tutti i motivi dell’incontro.

Disattiva la suoneria del tuo smartphone

In molte situazioni è considerato normale mantenere acceso il proprio smartphone con una serie di scuse più o meno plausibili (ad esempio la reperibilità, eventuali urgenze ecc). Anche questo strumento, se mal gestito, può causare un’ulteriore perdita di tempo, scarsa attenzione da parte dei partecipanti e continue interruzioni. Alcuni problemi richiedono tempo e pazienza per essere affrontati e soprattutto la collaborazione di tutti i presenti. Se utilizzi il tuo device per prendere appunti la cosa migliore è dichiarare la tua intenzione prima di iniziare la riunione. Mentre se un team leader osserva che tutti i partecipanti sono chini ad osservare il display è probabile che egli debba coinvolgerli in modo più diretto.

Gestisci in modo attivo gli interventi

Nessun partecipante alla riunione deve mai monopolizzare una conversazione. Per questa ragione è importante adottare un atteggiamento assertivo nella gestione delle dinamiche relazionali per evitare che il team si spazientisca o che perda la fiducia nelle capacità gestionali del leader. Tutti i partecipanti devono essere coinvolti nella discussione anche coloro che hanno difficoltà nell’esporre le proprie idee in pubblico. Per questa ragione incoraggia gli interventi di tutti creando un clima di sospensione del giudizio. In generale quando le persone sono più coinvolte nei processi decisionali risultano a livello lavorativo anche più soddisfatte.

Gestisci il tempo della riunione

Per migliorare l’efficacia delle riunioni è importante uscire dai classici rituali organizzativi (ad esempio una riunione al mese come standard) ma creare le condizioni per incontri più brevi e frequenti. Ad esempio riunioni di 15 o 20 minuti su un tema specifico consentono di abituare le persone a incrementare la loro efficacia e la loro capacità di sintesi.

Adotta un atteggiamento assertivo

Se le riunioni si trasformano in un’arena in cui i partecipanti si interrompono a vicenda o si tengono conversazioni sottovoce laterali tra coppie è evidente che il problema si sta spostando dal piano del contenuto a quello della relazione. Riporta il gruppo verso le regole condivise, evita che la conflittualità prenda il sopravvento e cerca di comprendere le ragioni latenti del disagio che il gruppo esprime in modo indiretto. Evita il più possibile di giungere ad una votazione dato che rischia, in questo caso, di incrementare la polarizzazione e la divisione all’interno del team con potenziali gravi ricadute nel contesto lavorativo.

In sintesi

Le riunioni sono un fondamentale strumento di lavoro ma devono essere gestire e affrontate con attenzione come qualsiasi altro processo organizzativo. Ogni team leader o manager deve essere consapevole che trascurare questi aspetti potrebbe generare pericolosi circoli viziosi che inficiano in generale l’efficacia e l’efficienza di un’organizzazione influenzando di conseguenza anche il core business.

Dott.Igor Graziato

Psicologo del Lavoro e delle organizzazioni

Specialista in Psicoterapia

Esperto di VRT (Virtual Reality Therapy)

Master in Cognitive Behavioural Hypnotherapy

Ipnosi Clinica Evidence Based

Membro dell'American Psychological Association

Past Vice President Ordine degli Psicologi del Piemonte